Ga naar website navigation Ga naar artikel navigatie Ga naar inhoud

Verslag van de toezichthouder

Inleiding

Dit is het eerste jaarverslag van de raad van toezicht van de Radboud Universiteit (hierna de raad). Tot en met 2020 werd de toezichthoudende rol op de universiteit vervuld door het bestuur van Stichting Katholieke Universiteit. Onder deze stichting vielen twee organisaties: de Radboud Universiteit en het Radboudumc. Met ingang van 2021 zijn deze beide organisaties ieder in hun eigen stichting ondergebracht: de Radboud Universiteit bleef in de Stichting Katholieke Universiteit, waarvan de naam in mei 2021 is gewijzigd in Stichting Radboud Universiteit, en voor het Radboudumc is een nieuwe Stichting Radboud universitair medisch centrum in het leven geroepen. Door deze verandering heeft de Radboud Universiteit met ingang van 2021 een eigen raad van toezicht, statutair bestaand uit vijf leden. Voor een deel bestaat de raad uit leden die voorheen deel uitmaakten van het stichtingsbestuur en daarnaast zijn nieuwe leden benoemd in de raad.

De wijziging in de organisatorische setting van de Radboud Universiteit en de start van de nieuwe raad van toezicht leiden ertoe dat veel aangelegenheden (opnieuw) op een zorgvuldige en ordentelijke wijze geregeld  moesten worden. Hiermee was een aanzienlijk tijdsbeslag gemoeid.

Daarnaast heeft de raad dit jaar relatief veel tijd en aandacht besteed aan de strategie van de universiteit, het onderwerp sociale veiligheid, cyber security, het campusplan en de werving van een nieuw lid van het college van bestuur en de invulling van vacatures binnen de raad.

Het jaar 2021 werd, evenals 2020, sterk gedomineerd door de coronapandemie. De verspreiding van het virus en de daarmee samenhangende maatregelen van de overheid hadden grote invloed op de studie, het werk en het welzijn van studenten en medewerkers. De raad van toezicht is onder de indruk van de wijze waarop het onderwijs en onderzoek ondanks de vele belemmeringen en beperkingen toch zoveel mogelijk is doorgegaan.   

De  Radboud Universiteit voldoet op hoofdlijnen aan de Code Goed Bestuur Nederlandse Universiteiten. Wel zijn er enkele aandachtspunten onderkend. Deze aandachtspunten liggen op het terrein van de governance van samenwerkingsverbanden en verbonden rechtspersonen, alsmede de evaluatie van de bijdrage aan de strategie van de instelling van diverse samenwerkingsvormen, als weergegeven in principe 8 van de Code. De komende tijd zal aandacht worden besteed aan beleid en richtlijnen dienaangaande. Daarnaast dient de Klokkenluidersregeling (conform 3.3. van de Code) nog te worden uitgebreid naar studenten. 

Door de samenstelling van het stichtingsbestuur wordt de in de Code Goed Bestuur vereiste onafhankelijkheid voor toezichthouders gerespecteerd. De raad is van oordeel dat het op basis van de samenstelling, taken en bevoegdheden in staat is een onafhankelijk toezicht uit te oefenen. De leden van de raad van toezicht hebben geen directe belangen bij de universiteit.

Samenstelling RvT

Op 1 januari 2021 bestond de raad van toezicht uit:

  • Prof. dr. D. (Dymph) van den Boom

  • Prof. dr. V.A.J. (Valerie) Frissen

  • Drs. P.A. (Paul) Morshuis RC

Mevr. van den Boom, mevr. Frissen en dhr. Morshuis maakten tot 1 januari 2021 deel uit van het voormalige Stichtingsbestuur Katholieke Universiteit en traden per 1 januari 2021 toe tot de raad van toezicht.

Per 20 januari 2021 zijn mevr. Ir. M.W.L. van Vroonhoven MBA en dhr. prof. dr. mr. J. Soeharno benoemd tot lid van de raad van toezicht. De raad heeft daarbij tevens mevr. van Vroonhoven uit zijn midden als voorzitter aangewezen. De heer Soeharno heeft zich wegens persoonlijke omstandigheden per 14 maart 2021 teruggetrokken als lid van de raad.

Op 30 april 2021 is prof. dr. M. van Vliet benoemd tot lid van de raad van toezicht.

Met ingang van 15 oktober 2021 heeft mevr. Van den Boom zich, in verband met advieswerkzaamheden elders, teruggetrokken als lid van de raad van toezicht. Mevr. Van den Boom was naast lid van de raad van toezicht van de Radboud Universiteit ook lid van de raad van toezicht van het Radboudumc. Daarmee vervulde zij de in de statuten vastgelegde “linking pin” positie tussen de beide raden van toezicht. Mevr. Frissen vervult deze positie met ingang van 11 maart 2022.

  • Ir. M.W.L. (Merel) van Vroonhoven MBA, voorzitter

  • Prof. dr. V.A.J. (Valerie) Frissen

  • Drs. P.A. (Paul) Morshuis RC

  • Prof. dr. M. (Mario) van Vliet

Een overzicht van de nevenfuncties van de leden van de raad van toezicht is opgenomen in de bijlage: Overzicht nevenfuncties Raad van Toezicht.

De raad van toezicht heeft twee vacatures, voor de portefeuilles:

  • - Juridisch en Governance

  • - Innovatie, Valorisatie en Digitalisering

Samenstelling van de commissies:

  • - Auditcommissie: P. Morshuis (voorzitter) en M. van Vliet

  • - Commissie Onderwijs en Onderzoek: D. van den Boom (voorzitter) en V. Frissen

  • - Remuneratiecommissie: M. van Vroonhoven (voorzitter), P. Morshuis en M. van Vliet

Vergaderingen raad van toezicht

De raad van toezicht heeft dit jaar zeven reguliere vergaderingen gehouden en daarnaast waren er twee themasessies waarin specifieke onderwerpen aan bod zijn gekomen, zoals sociale veiligheid, de ontwikkeling van de studentenpopulatie en de ontwikkeling van het vastgoed (het campusplan). 

De ontvlechting van de Radboud universiteit en het Radboudumc bracht met zich mee dat de statuten van de Stichting Katholieke Universiteit moesten worden aangepast en goedgekeurd. Daarnaast is het reglement van de raad van toezicht vastgesteld, inclusief de reglementen van de commissies van de raad, en zijn diverse regelingen besproken. De Nadere Uitvoeringsregeling en de Structuurregeling zijn voor kennisgeving aangenomen, de Gemeenschappelijke Regeling is goedgekeurd en de Kostenregeling is vastgesteld. Hierbij is vastgesteld dat de regelingen zijn opgesteld in lijn met de Code Goed Bestuur Nederlandse Universiteiten.
De raad heeft het jaarverslag en de jaarrekening 2020 van de Radboud Universiteit en van de Stichting Katholieke Universiteit goedgekeurd.

Verder heeft de raad, op basis van een positief advies van de auditcommissie, het jaarplan en de begroting 2022 van de universiteit besproken en goedgekeurd. Daarbij heeft de raad onder andere aandacht besteed aan de voortgang van de kwaliteitsafspraken, de inzet van reserves, de investeringen, de rechtmatige verwerving en de doelmatige besteding van de middelen.

Onderwerpen die in het overleg met het college van bestuur (hierna het college) aan de orde zijn gekomen zijn onder meer: sociale veiligheid, de implementatie van de universitaire strategie, cybersecurity en werkdruk. Ten aanzien van de sociale veiligheid heeft het college de raad geïnformeerd over de wijze waarop opvolging is gegeven aan de meldingen uit 2020 rondom sociale onveiligheid binnen één van de faculteiten. Daarnaast is gesproken over de professionalisering van het team vertrouwenspersonen en over de gedragscode.

De raad en het college hebben verschillende malen gesproken over de voortgang van de implementatie van de strategie. De strategie van de universiteit is ambitieus en veelomvattend. Om haar functie goed te kunnen uitoefenen heeft de raad het college verzocht om een objectieve, periodieke voortgangsrapportage ten aanzien van de implementatie van de strategie. De eerste rapportage is eind 2021 opgeleverd en besproken. De raad heeft een werkbezoek gebracht aan de HFML-Felix onderzoeksfaciliteit en aan de Radboud Academy. Het onderwerp cybersecurity is hoog op de agenda gekomen, mede naar aanleiding van de hacks die binnen de hoger onderwijssector hebben plaatsgevonden. Om de werkdruk bij medewerkers te verminderen wordt de komende jaren geïnvesteerd in het aantrekken van extra medewerkers. Dit betekent dat de universiteit in de komende jaren vanuit de eigen reserves een voorschot neemt op de middelen vanuit de referentieramingen die in de jaren 2022-2026 geleidelijk toenemen. Daarnaast heeft de raad met een bezoek aan het onderzoekcentrum voor baby en child kennisgenomen van interessante ontwikkelingen in en uitkomsten van het onderzoek dat daar wordt uitgevoerd.  

Commissies van de raad van toezicht

1. Auditcommissie

De auditcommissie heeft in 2021 vijf maal vergaderd. De externe accountant is bij alle vergaderingen aanwezig.

De commissie heeft in het voorjaar het jaarverslag en de jaarrekening 2020 van de Radboud Universiteit en het bestuursverslag en de jaarrekening 2020 van de Stichting Katholieke Universiteit besproken. De auditcommissie onderschrijft de beweging richting integrated reporting die met het jaarverslag 2020 in gang is gezet. Tevens heeft de auditcommissie, aansluitend op de strategie van de Radboud Universiteit, gewezen op de Corporate Sustainability Reporting Directive en de mogelijke toegevoegde waarde voor de universiteit. In aanwezigheid van de accountant is het accountantsverslag doorgesproken. Zowel uit het proces rondom de totstandkoming van het jaarverslag en de jaarrekening als uit het accountantsverslag blijkt dat de financiële processen, die ten grondslag liggen aan de verslaglegging, op orde zijn. De auditcommissie heeft de raad van toezicht geadviseerd de jaarverslagen en de jaarrekeningen goed te keuren.  

In het najaar heeft de commissie onder andere het jaarplan en de begroting 2022 (inclusief het meerjarenplan) van de Radboud Universiteit besproken. Belangrijke gesprekspunten waren de inzet van reserves om extra personeel aan te kunnen trekken ter vermindering van de werkdruk, de inzet van de NPO-middelen, de financiering van toponderzoek faciliteiten en de belangrijkste risico’s in de begroting en de meerjarenraming. Daarnaast is aan de hand van kennisname van de directe koppeling tussen strategie, acties en benodigde middelen alsmede de inventarisatie van risico’s, het jaarplan en de begroting 2022 met een positief advies ter goedkeuring aangeboden aan de raad van toezicht. Tevens is de managementletter van de accountant besproken. Hierin is opgenomen dat de interne beheersing (waaronder de algemene IT-beheersmaatregelen) van voldoende niveau zijn. Bij de bespreking van de managementletter is met de accountant onder meer gesproken over risicomanagement, frauderisicobeheersing en cyberweerbaarheid. Met name het frauderisicobeheersingsproces kent ruimte voor versterking.  

De Auditcommissie bespreekt twee keer per jaar de voortgang van de kwaliteitsafspraken. Dit is een vast onderdeel van de planning & control cyclus en gebeurt gelijktijdig met de bespreking van het jaarplan en de begroting en bij de bespreking van het jaarverslag. De Auditcommissie ontvangt, ten behoeve van deze bespreking, een uitgebreide rapportage over de voortgang van de kwaliteitsafspraken per faculteit. Deze rapportage is ook gedeeld met de voltallige Raad van Toezicht. Hierbij is in 2021 met name aandacht besteed aan de wijze waarop de medezeggenschap betrokken is bij de uitvoering, en eventuele wijzigingen, van de plannen. Tevens is gesproken over de richtlijnen rondom de verantwoording over de kwaliteitsafspraken in het jaarverslag. De Auditcommissie stelt vast dat de uitvoering van de plannen voorspoedig verloopt en dat de medezeggenschap voldoende betrokken wordt bij zowel de uitvoering als eventuele wijzigingen van de plannen. De meeste wijzigingen hangen samen met externe factoren, waaronder de coronapandemie waardoor al eerder in de planperiode veel geïnvesteerd is in onlineonderwijs.

Andere onderwerpen die de commissie dit jaar in de vergaderingen heeft besproken zijn onder meer: de verdere ontwikkeling van de campus, IT-ontwikkelingen (inclusief cybersecurity), het risicomanagementbeleid, (voortgang)rapportages van de Interne Audit Dienst, het controleplan van de accountant, de meerjaren investeringsprognose, het nieuwe interne audit charter en de periodieke financiële update. De commissie heeft en aanzien van de ontwikkelingen van de campus specifiek gevraagd om een stresstest bij oplevering van het campusplan. Dit is opgepakt door het college en wordt begin 2022 met de commissie besproken.  

PWC Accountants NV is aangesteld als externe accountant voor de periode 2016-2019, met de mogelijkheid om daarna 4 maal een jaar te verlengen. Deze verlenging heeft inmiddels plaatsgevonden.

Naast bovenstaande heeft de AC ook een zelfevaluatie uitgevoerd. Hieruit blijkt dat met de 5 vergaderingen in 2021 de diverse aspecten goed afgedekt en de overleggen constructief zijn geweest. Dit heeft geresulteerd tot aanpassing van de formele AC vergader frequentie van 3 naar 5 keer per jaar. Daarnaast zal het onderwerp kennisveiligheid ook op de agenda worden geplaatst. 

2. Commissie onderwijs en onderzoek

In de vergaderingen is regelmatig gesproken over de gevolgen van de coronacrisis voor het onderwijs en onderzoek en de maatregelen die de universiteit heeft genomen om onderwijs en onderzoek toch zo mogelijk door te kunnen laten gaan. Zaken die in dit verband aan de orde zijn gekomen waren onder meer de kaders voor onderwijs en toetsen voor het studiejaar 2021-2022, het gebruik van proctorio bij digitale toetsen, de toepassing van en ervaringen met onlineonderwijs en de inzet van de NPO-middelen. Daarnaast is ook aandacht besteed aan de begeleiding en het welzijn van studenten.

Daarnaast heeft de commissie toezicht gehouden op het kwaliteitszorgsysteem van de universiteit. In dit kader is onder andere gesproken  over de uitkomsten van diverse onderwijs- en onderzoekvisitaties en over de invoering van het nieuwe Strategy Evaluation Protocol (SEP) voor de onderzoeksinstituten. Hierin ligt de focus nu meer op het inhoudelijke narratief dan op een beoordeling met scores en kwantiteiten.

Andere onderwerpen die in de vergaderingen aan de orde zijn geweest zijn onder andere de rol en ontwikkeling van het Radboud Teaching and Learning Centre (TLC) en het programma Duurzaamheid in het onderwijs. Daarmee geeft de universiteit duurzaamheid een prominente plek in het onderwijs. Alle studenten komen vanuit de eigen discipline in aanraking met vraagstukken rond duurzaamheid. Studenten die meer willen hebben toegang tot een breed en multidisciplinair scala aan cursussen, ook bij andere faculteiten.

Voor het landelijke thema Erkennen en Waarderen heeft de Radboud Universiteit een commissie opgericht die bestaat uit leden van alle faculteiten, met verschillende functies en leeftijdscategorieën. Met de rector en de voorzitter van de commissie is van gedachten gewisseld over de gekozen focuspunten binnen het thema en de activiteiten van de commissie.

De commissie heeft ook gesproken over de het programma voor interfacultaire samenwerking dat het college van bestuur enkele jaren geleden heeft gestart. Het college wil hiermee de samenwerking tussen faculteiten en disciplines stimuleren en mogelijk maken.

Tenslotte is ook het project “City Deals Kennis Maken” aan de orde geweest. Deze city deal is in 2017 gestart en inmiddels zijn er 21 deals verspreid over het land. De Radboud Universiteit heeft dit in samenwerking met de HAN en de gemeente Nijmegen opgepakt. In 2019 is ook het ROC aangehaakt. In het project werken studenten van verschillende onderwijsinstellingen en opleidingen samen aan het oplossen van vraagstukken in de eigen stad.

3. Remuneratiecommissie

De remuneratiecommissie heeft in het verslagjaar niet apart vergaderd.

In de vergadering van de raad van toezicht op 20 januari 2020 heeft de raad de bezoldiging voor het jaar 2021 bekrachtigd conform het besluit van het bestuur van de SKU van 11 december 2020.

De remuneratiecommissie voerde in 2021 de jaargesprekken met de leden van het college van bestuur, waartoe vooraf input werd gevraagd aan alle leden van de raad van toezicht. De commissie rapporteerde over haar bevindingen aan de raad van toezicht. 

In de jaarrekening is een overzicht opgenomen van de vergoedingen op basis van de ingediende declaraties van de individuele leden van het college van bestuur. Een overzicht van de kosten in 2021 van facturen en declaraties van het college van bestuur is op de website opgenomen.

Overleg voorzitters raden van toezicht Radboud Universiteit en Radboudumc

De voorzitters van de beide raden van toezicht hebben in 2021 eenmaal overleg gevoerd. Daarbij zijn onder andere de stand van zaken rond de ontvlechting, de invulling van de linking pin positie in de beide raden van toezicht en de vergaderfrequentie aan de orde geweest.

Werkgeversrol RvT

In april heeft de raad van toezicht afscheid genomen van mevr. drs. W. (Wilma) de Koning – Martens. Als vicevoorzitter van het college van bestuur heeft zij gedurende bijna acht jaar een belangrijke bijdrage geleverd aan de ontwikkeling van de universiteit. Wij danken haar voor haar inzet en de inspirerende wijze waarop zij invulling heeft gegeven aan haar rol als bestuurder.

Mevr. mr. M. Pe is per 1 september 2021 benoemd tot secretaris van de raad van toezicht. Zij volgde de heer drs. G. van Assem op die wij graag danken voor de ondersteuning die hij als secretaris aan de raad heeft geboden. 

Eind 2021 heeft de raad mevr. drs. A. (Agnes) Muskens benoemd tot nieuw lid van het college van bestuur. Per 1 januari 2022 is zij in functie getreden. 

Contacten met stakeholders

De raad van toezicht heeft overleg en voert gesprekken met diverse stakeholders binnen en buiten de organisatie. Door de coronapandemie is het aantal (fysieke) contacten in het verslagjaar beperkt gebleven. Een afvaardiging van de raad was aanwezig bij de overlegvergadering tussen de centrale medezeggenschapsorganen en het college van bestuur waarin het universitaire jaarplan en de begroting werden besproken. Ook heeft de raad een aantal keren (informeel) overleg gevoerd met het presidium van de medezeggenschap. Verder waren leden van de raad aanwezig bij de opening van het academisch jaar en de diesviering van de universiteit. De voorzitter van de raad heeft deelgenomen aan het landelijke overleg van voorzitters van de raden van toezicht van de Nederlandse universiteiten.