Onze organisatie: in beweging

Sinds 1 januari 2021 zijn beide organisaties ondergebracht in een eigen stichting. De universiteit bleef in de Stichting Radboud Universiteit (voorheen Stichting Katholieke Universiteit SKU) en wordt bestuurd door het bestaande college van bestuur. Het Radboudumc valt onder de nieuw opgerichte Stichting Radboud universitair medisch centrum, en wordt bestuurd door de bestaande Raad van Bestuur. Beide stichtingen hebben een eigen Raad van Toezicht. Het idee achter de ontvlechting is dat beide organisaties apart slagvaardiger kunnen reageren op veranderingen en maatschappelijke ontwikkelingen. Daniël Wigboldus, voorzitter van het College van Bestuur, over de meerwaarde van de ontvlechting: “Als twee afzonderlijke stichtingen hebben we nu meer ruimte om onze eigen koers te varen als universiteit in de universitaire context, en als academisch centrum in de context van de gezondheidszorg. Tegelijkertijd zijn we meer dan ooit verbonden met de medische faculteit. Het lijkt wellicht tegen-intuïtief, maar dankzij de ontvlechting hebben we nu meer ruimte om samen te werken op inhoud.”

In de ontvlechting van Radboud Universiteit en Radboudumc is afgesproken minimaal vier jaar met elkaar te overleggen in het College van Bestuurlijke Samenwerking Radboud Universiteit – Radboudumc (CBS). In dit CBS komen o.a. gezamenlijke initiatieven en de onderlinge dienstverlening aan bod. De universiteit en het UMC informeren elkaar tijdig en zo volledig mogelijk over zaken die voor elkaar relevant zijn. In 2022 is het CBS vier keer bijeengekomen. Het college van bestuur en de Raad van Bestuur stelden in de jaarlijkse evaluatie vast dat de ontvlechting het mogelijk heeft gemaakt om de agenda meer op de inhoud te voeren. Zo is in 2022 in gezamenlijkheid onder andere gesproken over de verschillende groeifondsinitiatieven, de campusontwikkelingen op Heyendael en in Nijmegen, de regionale samenwerking, het diversiteitsbeleid van beide instellingen en het gezamenlijke onderzoeksondersteunende initiatief Healthy Data. Daarnaast hebben de besturen in het CBS veelvuldig met elkaar van gedachten gewisseld over de gezamenlijke strategie van de beide instellingen. Ultimo 2022 lag hier een concrete denkrichting voor die in 2023 verder geladen wordt.

In aanloop naar het eeuwfeest van de Radboud Universiteit zijn in 2022 verschillende dialoogsessies gehouden over de identiteit van de Radboud Universiteit. Daarbij stond de vraag centraal naar wat voor universiteit we willen zijn, rekening houdend met waar we vandaan komen, met onze missie en met onze kernwaarden: verbonden, nieuwsgierig en reflectief. Hoe geven we inhoudelijk invulling aan onze bijzondere status van een universiteit die is voortgekomen uit de katholieke emancipatiebeweging aan het begin van de twintigste eeuw, en wat is de betekenis daarvan? En welke rol spelen onze rituelen en symbolen daarbij?

Medewerkers en studenten, evenals alumni, stakeholders en andere betrokkenen zijn hierover in gesprek gegaan met elkaar en hebben zich de vraag gesteld wat voor hen persoonlijk de missie, oorsprong en kernwaarden betekenen. Tijdens de dialoogsessies zijn drie hoofdthema’s naar boven gekomen als kenmerkend voor onze universiteit: emancipatie en de emancipatoire oorsprong van de universiteit, maatschappelijke betrokkenheid en verantwoordelijkheid, en een sfeer van gemeenschap en verbondenheid.

Het voeren van een open dialoog over onze identiteit wordt als kenmerkend gezien voor de Radboud Universiteit: ruimte bieden op de campus om echt met verschillende meningen van gedachten te wisselen. Dat onze universiteit dit soort dialooggesprekken houdt, is kenmerkend voor onze universiteit (al sinds 1923). Het verhaal van honderd jaar Radboud Universiteit wordt als een bijzonder verhaal ontvangen, dat nog veel breder verteld en gedeeld kan worden, om ook naar de toekomst toe richtinggevend te kunnen zijn. Het thema van de gerichtheid op de ander en het ‘samen’ in plaats van de focus op jezelf is daarbij kenmerkend.

Ook is er de wens om de rijke betekenis en de context van de rituelen en symbolen van onze universiteit sterker te delen en bekend te maken. In het traject is vanuit de deelnemers de oproep gedaan om het particuliere perspectief van waaruit we als universiteit werken (het ‘bijzondere’, onze ‘wortels’ en de waarden) sterker naar buiten te brengen met een universele oriëntatie, een open, inclusieve blik naar buiten.

Uit de dialoogsessies komt een veelkleurig verhaal naar voren waar we als Radboud Universiteit voor staan. In de decembereditie van Radboud Magazine over het thema Identiteit is dit in beeld gebracht en breed verspreid. In het aankomende jaar zal het dialoogtraject tot een afronding komen, waarbij de eindresultaten met publiek worden gedeeld.

De structuur van de universitaire organisatie, de taakverdeling en de werkwijze van de universiteit, en daarbinnen de faculteiten en eenheden, is vastgelegd in het besturingsmodel dat in 2021 opnieuw is vastgesteld.  Beschreven is wat de taken en verantwoordelijkheden van het college van bestuur zijn, mede in relatie tot de Raad van Toezicht en de rol van de medezeggenschap, ook is de wijze van organisatie van onderwijs en onderzoek binnen de faculteiten en eenheden opgenomen.

In de begrotingsgesprekken voor 2022 hebben alle faculteiten en eenheden een plan ingediend en met het college van bestuur besproken hoe zij in de komende jaren aanpassingen zullen doorvoeren om geheel aan het nieuwe besturingsmodel te kunnen voldoen. In 2022 is de voortgang van de plannen tijdens de bestuurlijke overleggen aan de orde geweest.

Het wetenschappelijk onderwijs en onderzoek van de Radboud Universiteit wordt uitgevoerd binnen zeven faculteiten. Het faculteitsbestuur leidt en beheert de faculteit en bepaalt de koers die de faculteit als geheel vaart. De decaan fungeert als voorzitter van het bestuur en wordt ondersteund door de secretaris; deze bereidt ook de vergaderingen voor. De student-assessor woont de vergaderingen bij als adviseur. Studenten en medewerkers dragen bij aan de kwaliteit van bestuurlijke besluiten door een actieve rol te spelen in de medezeggenschap op universitair (centraal) niveau, facultair (decentraal) niveau en op het niveau van de opleidingen. De universiteit biedt leden van de medezeggenschap en opleidingscommissies verschillende trainingen om hen zo goed mogelijk voor te bereiden op hun rol. 

Startpunt van de universitaire planning & control-cyclus is de beleidsbrief in het voorjaar, waarin de inhoudelijke en financiële kaders voor het nieuwe begrotingsjaar worden vastgesteld. In het najaar leggen de faculteiten en overige eenheden hun (meerjaren)begroting (inclusief beleidsvoornemens) voor aan het college van bestuur en vinden de begrotingsgesprekken plaats. Het college legt de universitaire begroting en de bestuurlijke agenda voor aan de medezeggenschap. Die heeft instemmingsrecht op de hoofdlijnen van de universitaire begroting. De begroting wordt vervolgens goedgekeurd door de Raad van Toezicht.

Via het jaarverslag legt de universiteit verantwoording af over het afgelopen jaar. Hiervoor wordt dezelfde procesgang gevolgd: de eenheden stellen hun eigen jaarverslag op, waarna de faculteiten hun jaarverslag voorleggen aan het college. Na het voeren van de jaarverslaggesprekken wordt het universitaire jaarverslag ter informatie voorgelegd aan de medezeggenschap en goedgekeurd door de Raad van Toezicht.

Tijdens het jaar wordt periodiek zicht gehouden op de ontwikkeling van een aantal kengetallen, onder andere op het gebied van onderwijs, onderzoek, medewerkers, studenten en financiën. Zo nodig wordt op basis van deze gegevens tussentijds bijgestuurd. 

Binnen de Radboud Universiteit zijn risico’s gebeurtenissen die weloverwogen beheerst worden. Dit betekent niet dat we alle risico’s per definitie vermijden. Risico’s worden bekeken in relatie tot de strategie en doelstellingen van de universiteit. Om de strategie van de universiteit te realiseren is het soms nodig om op weloverwogen en op beheerste wijze risico’s te nemen, waarbij andere risico’s bewust worden vermeden of gemitigeerd. Risicomanagement is een vast onderdeel van de planning- en controlcyclus.
De Radboud Universiteit heeft een risicomanagementbeleid, gebaseerd op het ISO 31000 Risk Management Framework.

De ontwikkelde risicomanagementaanpak wordt hieronder schematisch weergegeven.

Risico’s zijn inherent aan organisatorisch handelen. Een adequate risicobeheersing is geworteld in zogenaamde hard controls (zoals governance, processen, procedures en richtlijnen) en in cultuur en gedrag, de zogeheten soft controls.

In 2022 is de in 2019 vastgestelde strategie ‘A significant impact’ van de Radboud Universiteit door de faculteiten vertaald naar een facultaire strategie. Risicomanagement is een belangrijk onderdeel daarvan.  Samen met de faculteiten en instituten zijn we ook in 2022 met elkaar in gesprek gegaan over de belangrijkste risico’s voor het realiseren van de facultaire strategieën en de benodigde beheersmaatregelen. Voor 2023 is een risicomanagementsessie per organisatieonderdeel ingepland om gezamenlijk na te denken over de belangrijkste risico’s en bijbehorende beheersmaatregelen.

Tegelijkertijd voeren we een dialoog over risicobereidheid. Risicobereidheid, of ‘risk appetite’, is de mate waarin de universiteit bereid is risico’s te nemen bij de realisatie van strategische doelstellingen. Het gaat er daarbij om de juiste balans te vinden tussen risico’s nemen en risico’s beheersen. Ook is een aanzet gedaan voor een frauderisicoanalyse, om weloverwogen keuzes te maken in het voorkomen van fraude. Hiervoor is in het najaar van 2022 binnen de financiële kolom een eerste werksessie geweest met alle financiële hoofden van de eenheden. De in kaart gebrachte conceptfrauderisico’s vormen de basis voor een risicodialoog met de eenheden. De discussie zal gaan over de prioritering van de frauderisico’s binnen de eenheden. Vervolgens zal het gesprek aangegaan worden met specialisten binnen divisies over zaken die eenheden-overstijgend zijn.

Eind 2022 is een plan van aanpak voor risicomanagement opgesteld. In dit actieplan blikken we terug op 2022 en blikken we vooruit naar de acties die in 2023 zijn voorzien.

De grootste risico’s voor de universiteit als geheel zijn hieronder opgenomen. De omvang van de risico's is bepalend voor de volgorde van de risico's en is een afgeleide van de input vanuit de verschillende organisatieonderdelen, gecombineerd met de uitkomsten van risicomanagementsessies. Dit komt tot uiting in de risicoscore, die bepaald is op basis van de kans en impact van het beschreven risico. Ten opzichte van het jaar 2021 en het jaarplan voor 2022 zijn de risico’s voor sociale veiligheid en vastgoedontwikkeling gestegen van risicoscore midden naar risicoscore hoog.

De risico’s zijn gerelateerd aan de strategische doelstellingen zoals opgenomen in ‘Onze missie, visie, strategie en kernwaarden’ en beschreven vanuit de belangrijkste externe trends en ontwikkelingen die van invloed zijn op de verschillende risico’s.

De afhankelijkheid van ICT was al groot en neemt nog steeds toe. Steeds meer processen worden gedigitaliseerd en medewerkers en studenten werken en studeren – zeker sinds de pandemie – steeds vaker off campus. ICT-voorzieningen moeten altijd en overal – veilig – beschikbaar zijn, ongeacht locatie, tijd of type device.

Voor hoogstaand, interdisciplinair onderzoek is samenwerking met wetenschappers van andere universiteiten van groot belang. Dit vraagt om een technische infrastructuur die internationale uitwisseling faciliteert en maximaal open is. Tegelijk zien we dat het aantal bedreigingen door cybercriminaliteit toeneemt; gerichte en geraffineerde aanvallen op de Radboud Universiteit komen regelmatig voor. Met name hacks, phishing en (andere) ransomware-aanvallen vormen een risico (denk aan: uitval systemen, diefstal persoonsgegevens, integriteit wetenschappelijke data die in het gedrang komt).

Het is dan ook voortdurend zoeken naar een balans tussen enerzijds openheid en anderzijds veiligheid, die soms een rem zet op die openheid. Digitale veiligheid vraagt om beleid (kaders), awareness van medewerkers en studenten, een Radboudbrede beveiligingsorganisatie (governance), monitoring van al het netwerkverkeer en de nieuwste technische maatregelen.

Steeds meer voorzieningen worden uit de cloud afgenomen. Een belangrijk aandachtspunt bij de cloudtransitie is de verwerking van persoonsgegevens van medewerkers en studenten en van wetenschappelijke data door leveranciers van clouddiensten.

Artificial Intelligence (AI) is geen ver-van-mijn-bed-show meer maar onderdeel van voorzieningen die we afnemen van grote leveranciers, denk aan de online samenwerkingsomgeving Microsoft 365. Binnen het onderwijs staat ChatGPT (AI) sinds november 2022 volop in de belangstelling. ChatGPT kan bijvoorbeeld helpen bij antwoorden op complexe vragen en brainstormen, automatisch samenvatten, schrijven van teksten en programmeercode, en taalfouten corrigeren. De technologie is (nu nog) vrij beschikbaar. Ook binnen het onderzoeksdomein wordt AI steeds meer ingezet. Voor de bescherming van persoonsgegevens van onze medewerkers en studenten en van onze wetenschappelijk data is het cruciaal dat we de inzet van AI beperken tot waar dat in het belang is van de Radboud Universiteit (o.a. onderzoek) en haar medewerkers en studenten.

Internationale samenwerking in de wetenschap en het hoger onderwijs biedt veel kansen. Tegelijk is het ook belangrijk dat we als kennisinstelling alert zijn en blijven op mogelijke risico’s rond buitenlandse inmenging, misbruik van kennis, of ethische kwesties die kleven aan de toepassing van onderzoeksresultaten. Het ministerie van OCW heeft met het oog hierop een Loket Kennisveiligheid ontwikkeld. Verder is door het gezamenlijke Nederlandse kennisveld, samen met de Rijksoverheid, de Nationale Leidraad Kennisveiligheid uitgewerkt. Op basis van de leidraad zal ook de Radboud Universiteit het eigen beleid aanscherpen en verdiepen. Een coördinator kennisveiligheid en het adviesteam kennisveiligheid zullen dit oppakken.

Voor het behalen van de doelen op onderwijs- en onderzoeksgebied en het voeren van een gezonde bedrijfsvoering in al haar facetten, is het aantrekken, ontwikkelen en behouden van medewerkers essentieel. Zowel vanuit kwantitatief als kwalitatief oogpunt. Door economische groei, vergrijzing en ‘talent- mismatch’ bestaat er schaarste op de arbeidsmarkt. De concurrentie op de arbeidsmarkt is hierdoor groot en neemt naar verwachting de komende jaren verder toe.

Aantrekkelijk werkgeverschap wordt de belangrijkste drijfveer om medewerkers aan ons te verbinden. Continue ontwikkeling op het gebied van kennis en vaardigheden wordt essentieel voor de universiteit, evenals het inzichtelijk maken van loopbaanpaden. Hiermee komen talentontwikkeling en mobiliteit samen in duurzame inzetbaarheid.

Daarnaast is er steeds meer maatschappelijke aandacht voor diversiteit. Verbondenheid, gelijkheid en ‘erbij horen’ worden leidend als het gaat om aantrekkelijk werkgeverschap. Het zijn van een inclusieve organisatie draagt wereldwijd in toenemende mate bij aan het succes van de organisatie. Medewerkers die zich veilig voelen en opgenomen in het team en de organisatie zijn productiever, innovatiever en presteren beter.

Een ‘divers’ medewerkersbestand in al haar facetten draagt hieraan bij, maar stopt niet bij het realiseren van instroom van vrouwelijke hoogleraren en groei in culturele diversiteit. Cruciaal hierbij is dat wij toewerken naar een veilige, inclusieve werkomgeving waarin mensen zichzelf kunnen zijn en het beste uit zichzelf en de ander kunnen halen.

Maatschappelijke beeldvorming over sociale veiligheid en welk gedrag als passend wordt ervaren is sterk veranderd het afgelopen jaar. Het kunnen blijven voeren van de dialoog ter voorkoming van polarisatie vraagt aandacht en moed van iedereen. Zelfredzaamheid en weerbaarheid gaan horen bij de ontwikkeling van onze medewerkers en de jongvolwassenen die wij gedurende hun studie voor willen bereiden op hun rol in de maatschappij.

De combinatie van thuis werken en het werken op de campus heeft het afgelopen jaar meer invulling gekregen. Het werken wordt meer en meer georganiseerd langs de lijnen van de uit te voeren activiteit, wie in de samenwerking nodig is en waar de activiteit het best kan worden uitgevoerd. Met deze ervaringen in het achterhoofd speelt de vraag op welke manier medewerkers betrokken blijven bij de organisatie, zich thuis voelen en zich kunnen identificeren met de organisatie. De verbondenheid met mensen draagt immers in belangrijke mate bij aan het succes van de organisatie. Naast het bestaande en bekende komen hier nieuwe vormen van verbinding voor in de plaats. In samenwerking met onder andere gedragswetenschappers worden ontwikkelingen gevolgd, net als de impact van de nieuwe vormen van samenwerken, leren en identificatie met de cultuur en identiteit van de organisatie.

In 2022 hebben internationale geopolitieke ontwikkelingen (het Oekraïne-conflict, de relatie met China,) in combinatie met de hoge inflatie in de Eurozone nog weinig directe impact gehad op de universiteit. Er is bij het uitbreken van het Oekraïne-conflict snel een crisisteam ingericht dat in- en extern als aanspreekpunt fungeerde. Dit team coördineerde het beleid en communicatie naar studenten en medewerkers uit Oekraïne en Rusland, en hoe de landelijke lijn van de Universiteiten van Nederland (UNL) voor samenwerkingen met Oekraïne en Rusland naar de Radboud Universiteit doorvertaald wordt.

Binnen UNL is er een richtlijn uitgewerkt om de instellingscollegegelden voor Oekraïense studenten te verlagen naar het wettelijk tarief. Het gesprek met OC&W over een structurele oplossing loopt in UNL-verband nog. Daarnaast biedt het Noodfonds noodsteun van tijdelijke aard voor studenten met financiële problemen.

De hoge inflatie in Nederland leidt ertoe dat het kabinet besloot om voor 2023-2024 het wettelijk collegegeld met een lager bedrag dan de inflatie te corrigeren, waarbij er nog niet duidelijk was in hoeverre het ministerie van OC&W de universiteit voor deze lagere inkomsten tegemoet komt. Eind 2022 werd de internationalisering in het Hoger Onderwijs een prominent punt op de politieke agenda van de Tweede Kamer. De politieke druk om per direct te stoppen met de actieve werving van internationale studenten, had direct gevolgen voor de activiteiten van de Radboud Universiteit op dit terrein en de realisatie van de doelen en richting uit de strategie van de Radboud Universiteit.

In 2022 daalde de instroom en het totaal aantal studenten aan de Radboud Universiteit licht. Ook landelijk lijkt er een daling te zijn, maar exacte landelijke cijfers zijn pas in 2023 beschikbaar. Het is nu nog niet duidelijk of de kleine afname een landelijke trend is, of dat deze met demografische krimp in de regio samenhangt. De universiteit heeft een meerjarige analyse opgesteld van de ontwikkeling van de marktaandelen studenten. De prognose van regionale krimp is een demografische factor voor de universiteit. De totale Nederlandse bevolking passeert volgens het CBS (2020) in 2038 de grens van 19 miljoen inwoners en de referentieraming van OCW (2021) voorspelt voor de komende 15 jaar bijna 15% toename van het totaal aantal universitaire studenten. In de belangrijkste wervingsgebieden van de Radboud Universiteit (Gelderland, Noord-Brabant, Limburg) daalt tot 2035 echter het aantal leerlingen in het voortgezet onderwijs – en daarmee het aantal potentiële studenten – in lichte of sterke mate volgens het Planbureau voor de Leefomgeving.

(Wetenschappelijke) integriteit is essentieel; enerzijds voor het leveren van kwalitatief goed onderwijs en onderzoek, anderzijds voor een gezonde en veilige organisatiecultuur. Het waarborgen en stimuleren van sociale veiligheid en wetenschappelijke integriteit zijn belangrijke en doorlopende aandachtpunten voor de Radboud Universiteit. Op het gebied van wetenschappelijke integriteit gaat de aandacht onder meer uit naar de implementatie en naleving van de Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit. Het gaat hierbij om het vergroten van de bekendheid onder personeel met de principes van wetenschappelijke integriteit, het stimuleren van bewustwording en discussie over het onderwerp, en de laagdrempelige vindbaarheid en toegankelijkheid van vertrouwenspersonen en de Commissie Wetenschappelijke Integriteit.

In de samenleving ontstaat dankzij emancipatiebewegingen zoals #MeToo en Black Lives Matter meer openheid over ongewenst gedrag en systematische benadeling. Sociale onveiligheid is een hardnekkig probleem. Een vergelijkbare dialoog over hoe we met elkaar om willen gaan speelt zich af aan de universiteit. In samenspraak en in samenwerking hebben de faculteiten van de Radboud Universiteit sociale veiligheid als speerpunt benoemd. Er is draagvlak en commitment in alle lagen van de organisatie om de sociale veiligheid verder te versterken.

Het KNAW-rapport ‘Sociale veiligheid in de Nederlandse wetenschap. Van papier naar praktijk’ vormt hiervoor de basis.

Ontwikkelingen als klimaatverandering, schaarste aan grondstoffen, stikstofproblematiek en biodiversiteitsverlies vormen belangrijke wereldwijde uitdagingen. Zorgdragen voor de wereld om ons heen staat steeds hoger op de agenda. Zo zijn er in Europees verband afspraken gemaakt om klimaatverandering tegen te gaan en de CO₂-uitstoot terug te dringen. In 2019 heeft de Europese Commissie de Green Deal gepresenteerd en spraken de EU-lidstaten af dat de EU in 2050 uiteindelijk klimaatneutraal moet zijn. Ook in Nederland is klimaatbeleid geformuleerd om deze afspraken na te komen. Evenals beleid op het gebied van grondstoffen. Nederland wil in 2050 een circulaire economie hebben. Het eerste doel uit het rijksbrede programma Nederland Circulair in 2050 is dat Nederland in 2030 al 50% minder primaire grondstoffen gebruikt. Ketenverantwoordelijkheid wordt ook steeds nadrukkelijker verwacht van organisaties. De minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking kondigde eind 2021 aan dat er nieuwe nationale wetgeving voor Internationaal Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (IMVO) op komst is. Ook de Radboud Universiteit heeft met haar activiteiten invloed op haar omgeving, zowel in positieve als in negatieve zin.

De Europese regelgeving die grote organisaties verplicht om hierover verantwoording af te leggen in hun jaarrapportage, neemt met de Corporate Sustainability Reporting Directive toe.

Het belang van verbinding met de maatschappij neemt toe. In het onderwijs komt er meer invloed van het maatschappelijk veld op de inhoud van opleidingen. In het onderzoek ligt de nadruk steeds meer op samenwerking in publiek-private consortia voor het binnenhalen van de 2e en 3e geldstroom voor onderzoek. De universiteit wordt gevraagd de maatschappelijke impact van onderzoek en innovatie zichtbaarder te maken.

De komende jaren investeert de universiteit stevig in onderhoud, renovatie en nieuwbouw. Het Radboud Universiteit-campusplan is de vertaling van de campusstrategie in concrete bouw- en renovatieprojecten en programma’s tot 2030. Ook geeft het plan een doorkijkje naar wat verder weg in de toekomst, tot 2040. Hierin staat centraal dat de campus primair een plek is voor onderwijs en onderzoek, met daarnaast diverse vormen van bedrijvigheid, wonen, cultuur en sport.

In 2022 schaalde de overheid in de loop van het voorjaar de meeste covid-19 maatregelen af. Voor het welzijn van studenten blijft de impact van de crisis in de komende jaren een belangrijk aandachtspunt. De visie van de universiteit dat onderwijs zoveel mogelijk fysiek wordt aangeboden, maakte dat in september 2022 bijna al het onderwijs weer alleen fysiek werd aangeboden.
Met instemming van de UGV is in oktober 2022 een sectorplan Corona vastgesteld waarin de universiteit anticipeert op een eventuele verslechtering van de situatie.

De Radboud Universiteit is vorig jaar gestart met het systematisch verankeren van kennisveiligheid in de organisatie. Het uiteindelijke doel: internationale samenwerking op een bewuste manier laten plaatsvinden, met oog voor zowel de kansen als de risico’s die daarmee samenhangen. Er is een programmamanager Kennisveiligheid benoemd die samen met een programmagroep werkt aan deze verankering.

De minister van OCW heeft op 4 april 2022 per brief aan alle Nederlandse universiteiten de opdracht gegeven om 1) de Nationale Leidraad Kennisveiligheid te implementeren, 2) een risico-inventarisatie op het gebied van kennisveiligheid uit te voeren en 3) daarover te rapporteren aan de Raad van Toezicht. De Radboud Universiteit is hier voortvarend mee van start gegaan.

Eerst is er een inventarisatie gemaakt van de stand van zaken met betrekking tot kennisveiligheid. Op grond daarvan zijn prioriteiten vastgesteld. Bij de risico-inventarisatie is een in landelijk verband ontwikkeld kader gebruikt, te weten: het Kader Kennisveiligheid voor universiteiten van UNL (Universiteiten van Nederland).

In oktober 2022 is aan de Raad van Toezicht gerapporteerd over de risico’s rondom kennisveiligheid. Deze rapportage bevat ook adviezen over benodigde maatregelen. Daarnaast is de Raad van Toezicht geïnformeerd over inmiddels uitgevoerde, én nog te verrichten acties.

De voorzitter van het college van bestuur is aangesteld als portefeuillehouder Kennisveiligheid. Er is een adviesteam Kennisveiligheid ingesteld. Daarnaast is er formatie ter beschikking gesteld voor een beleidsmedewerker Kennisveiligheid: een nieuwe functie die per 1-2-2023 wordt ingevuld.

Op grond van het voorbeeld in het UNL-kader is een beslistabel ontwikkeld die een ‘mandaat-structuur’ geeft voor internationale samenwerkingen: op welk niveau wordt een besluit genomen, en met welke kenmerken hangt dit samen? De beslistabel biedt houvast bij de beoordeling van voorstellen voor het aangaan van internationale samenwerking, zodat de juiste adviseurs kunnen worden betrokken en het te nemen besluit aan de juiste beslissers wordt voorgelegd. Het college van bestuur heeft eind 2022 een voorlopig besluit genomen over de beslistabel. Na consultatie van de gremia van de decanen en de onderwijs- en onderzoeksdirecteuren volgt in 2023 een definitief besluit.

De Radboud Universiteit heeft in 2022 ook actief bijgedragen aan een landelijk project van vijf universiteiten, te weten Radboud Universiteit, Rijksuniversiteit Groningen, Technische Universiteit Delft, Universiteit Utrecht en Universiteit Twente. In UNL-verband zijn handvatten ontwikkeld die onderzoekers en ondersteunende staf helpen bij het aangaan, uitvoeren en evalueren van internationale samenwerkingen. Er zijn ruim vijftien handvatten (zogeheten quick guides) opgesteld, die een concrete handreiking bieden voor de uitvoering van veel aanbevelingen uit de Nationale Leidraad Kennisveiligheid. Enkele voorbeelden van quick guides zijn: academic integrity, incoming delegations, due diligence, legal agreements, negotiation en considerations during travel. In het eerste kwartaal van 2023 worden de quick guides via UNL aan alle universiteiten beschikbaar gesteld.

De Nationale Leidraad Kennisveiligheid vraagt om (het inrichten van) een centraal overzicht van samenwerkingen met partners en opdrachtgevers van buiten de EU, financiering en buitenlandse promovendi en gastonderzoekers, zodat het bestuur te allen tijde inzicht heeft in de stand van zaken. Er is binnen de Radboud Universiteit inmiddels een aantal aanbevelingen gedaan om tot het gewenste centrale overzicht te komen.

Een van de aanbevelingen uit de bovengenoemde rapportage aan de Raad van Toezicht is om bij de inrichting van het risicomanagement rondom kennisveiligheid een integrale aanpak te hanteren die aansluit bij het overige risicomanagement op de Radboud Universiteit. Het Radboud instrumentarium voor risicomanagement is er nog niet. De intentie is om in 2023 tot een werkbaar instrumentarium te komen waarin ook kennisveiligheid een plaats heeft.

Voor de verankering van kennisveiligheid is bewustwording in alle lagen van de Radboud Universiteit tot op het niveau van de individuele medewerker essentieel. Samenwerking begint immers vaak met een individuele onderzoeker die internationale contacten heeft. Communicatie helpt bij de bewustwording. In de zomer van 2022 is een communicatieplan opgesteld. Kernboodschap: ‘Deel kennis wanneer het kan en bescherm kennis wanneer het moet’.

De verdere uitwerking van de acties binnen de bovengenoemde vijf gebieden is opgenomen in het hoofdlijnenplan Kennisveiligheid 2023 dat in december 2022 door de programmagroep is vastgesteld.

Als het gaat om integriteit en gedrag hanteert de Radboud Universiteit onder andere de volgende gedragscodes en conventies: