Verslag van de toezichthouder

Dit is het tweede jaarverslag van de raad van toezicht van de Radboud Universiteit (hierna de raad). Sinds de ontvlechting van de Radboud Universiteit en het Radboudumc, met ingang van januari 2021, zijn de organisaties ieder in een aparte stichting ondergebracht en hebben zij beide een eigen raad van toezicht. De raad van toezicht van de Radboud Universiteit bestaat statutair uit vijf leden.

De raad heeft dit jaar relatief veel tijd en aandacht besteed aan de (monitoring van de) strategie van de universiteit, aan het thema sociale veiligheid, aan cyber- en kennisveiligheid en aan de invulling van vacatures bij de raad.

Hoewel corona nog niet weg was, konden het onderwijs en onderzoek voor een groot deel weer zonder belemmerende of beperkende maatregelen worden uitgevoerd. De universiteit keerde in de loop van 2022 terug naar de ‘normale’ werkwijze. Dat wilde overigens niet zeggen dat daarmee alles weer als vanouds was. Vooral welzijn van studenten, maar ook van medewerkers, was en is een belangrijk aandachts- en ook zorgpunt.

De Radboud Universiteit voldoet op hoofdlijnen aan de Code Goed Bestuur Nederlandse Universiteiten. Wel zijn er enkele aandachtspunten onderkend. Deze aandachtspunten liggen op het terrein van de governance van samenwerkingsverbanden en verbonden rechtspersonen, alsmede de evaluatie van de bijdrage van diverse samenwerkingsvormen aan de strategie van de instelling, als weergegeven in principe 8 van de Code. De komende tijd zal aandacht worden besteed aan beleid en richtlijnen dienaangaande. Daarnaast is in landelijk verband gesproken over de invoering van een gezamenlijke Klokkenluidersregeling voor alle universiteiten in 2023 (conform 3.3. van de Code). De aandachtspunten hebben geen gevolgen gehad voor de kwaliteit van bestuur, toezicht en medezeggenschap. 

Door de samenstelling van de raad van toezicht wordt de in de Code Goed Bestuur vereiste onafhankelijkheid voor toezichthouders gerespecteerd. De raad is van oordeel dat het op basis van de samenstelling, taken en bevoegdheden in staat is een onafhankelijk toezicht uit te oefenen. De leden van de raad van toezicht hebben geen directe belangen bij de universiteit. Op 1 januari 2022 bestond de raad van toezicht uit:

Met ingang van 11 maart 2022 geeft mevr. V. Frissen invulling aan de in de statuten vastgelegde ‘linking pin’-positie tussen de beide raden van toezicht. Zij is naast lid van de raad van toezicht van de Radboud Universiteit ook lid van de raad van toezicht van het Radboudumc. Zij heeft zowel de portefeuille Onderwijs, Onderzoek en Impact als de ‘linking pin’-positie overgenomen van mevr. D. van den Boom, die zich in oktober 2021 heeft teruggetrokken als lid van de beide raden van toezicht. Met deze verschuiving ontstond binnen de raad van toezicht van de Radboud Universiteit een vacature voor de oorspronkelijke portefeuille van mevr. V. Frissen: Innovatie, Valorisatie en Digitalisering. In het eerste kwartaal van 2022 is de raad van toezicht gestart met de procedure voor de vervulling van deze portefeuille. Op grond van de statuten van de Stichting Radboud Universiteit wordt één van de leden van de raad van toezicht benoemd op voordracht van de medezeggenschapsorganen. Tussen de medezeggenschapsorganen en de raad is afgesproken dat de medezeggenschapsorganen een voordracht doen voor het lid met de portefeuille Innovatie, Valorisatie en Digitalisering (IVD).

Op 8 juli 2022 heeft de raad van toezicht de heer H. Naves benoemd tot lid van de raad met de portefeuille Juridisch en Governance.

De raad dankt de heer P. Morshuis dat hij bereid is lid van de raad van toezicht van de Radboud Universiteit te blijven totdat de nog openstaande vacature van de raad is ingevuld.

Ultimo 2022 is de raad als volgt samengesteld:

Een overzicht van de (neven)functies van de leden van de raad van toezicht is opgenomen in de bijlage.

Samenstelling van de commissies:

Verder zijn dit jaar twee leden van de raad van toezicht afgevaardigd in de Stichting Reinier Post: dhr. M. van Vliet als lid van het bestuur van de Stichting en dhr. H. Naves is benoemd als lid van de commissie vermogensbeheer. Dhr. P. Morshuis continueert zijn rol als voorzitter van de commissie vermogensbeheer.

De zelfevaluatie over het jaar 2022 is in november 2022 uitgevoerd als onderdeel van de heisessie. De leden van de raad hebben ieder afzonderlijk een vragenlijst ingevuld en op basis van de gezamenlijke resultaten zijn tijdens de heisessie het functioneren van de raad, de commissies, de leden en de ondersteuning besproken, en de samenwerking met het college van bestuur.    

De raad van toezicht heeft dit jaar zes reguliere vergaderingen gehouden en daarnaast waren er een ingelaste vergadering, een themasessie en twee heisessies.   

De raad heeft het jaarverslag en de jaarrekening 2021 van de Radboud Universiteit goedgekeurd.

Verder heeft de raad, op basis van een positief advies van de auditcommissie, het jaarplan en de begroting 2023 van de universiteit besproken en goedgekeurd. Daarbij heeft de raad onder andere aandacht besteed aan de voortgang van de kwaliteitsafspraken, de inzet van reserves, de investeringen, de rechtmatige verwerving en doelmatige besteding van de middelen.

Naast de onderwerpen die in de inleiding van dit jaarverslag zijn genoemd, zijn in het overleg met het college van bestuur (hierna het college) onder meer de volgende zaken besproken: duurzaamheid in het onderwijs, de dialoog over de identiteit van de universiteit, het campusplan, Groeifondsaanvragen, het programma studentbegeleiding 2023, Erkennen en Waarderen, het Radboudplan Corona, de ontwikkeling van vier technologie-masteropleidingen en de procedure voor het aanbestedingstraject voor de externe accountant.

De raad en het college hebben verschillende malen gesproken over de voortgang van de implementatie van de strategie. Dit heeft geresulteerd in de ontwikkeling van de strategiemonitor die eind 2022 is gepresenteerd.

De auditcommissie heeft in 2022 vijfmaal vergaderd. Met ingang van 14 april 2022 heeft dhr. M. van Vliet het voorzitterschap overgenomen van dhr. P. Morshuis. De externe accountant was bij alle vergaderingen aanwezig.

De commissie heeft in het voorjaar het jaarverslag en de jaarrekening 2021 van de Radboud Universiteit besproken. In aanwezigheid van de accountant is het accountantsverslag doorgesproken. Zowel uit het proces rondom de totstandkoming van het jaarverslag en de jaarrekening als uit het accountantsverslag blijkt dat de financiële processen, die ten grondslag liggen aan de verslaglegging, op orde zijn. De auditcommissie heeft de raad van toezicht geadviseerd de jaarverslagen en de jaarrekeningen goed te keuren.  

De commissie heeft ten aanzien van het campusplan gevraagd om een stresstest en de uitkomsten hiervan zijn begin 2022 met de commissie besproken. De commissie heeft mede op basis hiervan een positief advies uitgebracht aan de raad van toezicht en de raad heeft het campusplan in april goedgekeurd. De commissie heeft een externe adviseur aangesteld, die de commissie tijdens de uitvoering van het campusplan zal voorzien van expertise op het gebied van campusvastgoedontwikkeling en financiën.

In het najaar heeft de commissie onder andere het jaarplan en de begroting 2023 (inclusief het meerjarenplan) van de Radboud Universiteit besproken. Belangrijke gesprekspunten waren de inzet van reserves om extra personeel aan te kunnen trekken ter vermindering van de werkdruk, de financiering van toponderzoek faciliteiten en de belangrijkste risico’s in de begroting en de meerjarenraming. Bij dit laatste speelt dat er sprake is van stijgende kosten, verminderde voorspelbaarheid in de bekostiging door de overheid en een dalend marktaandeel. Voor het jaar 2023 heeft dit nog geen grote gevolgen. Wellicht moeten vanaf 2024 een aantal mitigerende maatregelen genomen; dit wordt nader onderzocht. De commissie heeft het jaarplan en de begroting 2023 met een positief advies ter goedkeuring aangeboden aan de raad van toezicht. Ook is de managementletter van de accountant besproken.

De auditcommissie bespreekt twee keer per jaar de voortgang van de kwaliteitsafspraken. Dit is een vast onderdeel van de planning- & controlcyclus en gebeurt gelijktijdig met de bespreking van het jaarplan en de begroting en bij de bespreking van het jaarverslag. De auditcommissie ontvangt, ten behoeve van deze bespreking, een uitgebreide rapportage over de voortgang van de kwaliteitsafspraken per faculteit. Deze rapportage is ook gedeeld met de voltallige raad van toezicht.

Andere onderwerpen die de commissie dit jaar in de vergaderingen heeft besproken zijn onder meer: de verdere ontwikkeling van de campus, IT-ontwikkelingen (inclusief cybersecurity), het risicomanagementbeleid, het jaarverslag, jaarplan en (voortgang)rapportages van de Interne Audit Dienst, het controleplan van de accountant, de meerjaren investeringsprognose, het audit charter en de periodieke financiële update.

PWC Accountants NV is aangesteld als externe accountant voor de periode 2016-2019, met de mogelijkheid om daarna 4 maal een jaar te verlengen. De laatste verlenging heeft inmiddels plaatsgevonden.

De commissie onderwijs en onderzoek heeft in 2022 vijf keer vergaderd.

In de vergaderingen is regelmatig gesproken over de ontwikkelingen rond Corona en de terugkeer van onderwijs en onderzoek naar de situatie van voor de pandemie. Zo is onder andere stilgestaan bij de studievoortgang en de begeleiding en het welzijn van studenten.

Daarnaast heeft de commissie toezicht gehouden op het kwaliteitszorgsysteem van de universiteit. In dit kader zijn onder andere de uitkomsten van diverse onderwijs- en onderzoekvisitaties besproken en een update over de activiteiten op het vlak van wetenschappelijke integriteit.

Ten aanzien van de verdere ontwikkeling en vernieuwing van het onderwijs heeft de commissie kennisgenomen van de plannen om vier technologie-masteropleidingen te starten aan de universiteit, waarvan er twee worden ontwikkeld en verzorgd in samenwerking met de Universiteit Maastricht. 

De afgelopen jaren heeft open science in de internationale wetenschap een grote vlucht genomen. De commissie is geïnformeerd over de ontwikkelingen aan de Radboud Universiteit op dit vlak en over de plannen van de universiteit om open science verder te stimuleren en te ondersteunen. Hierbij is en belangrijke rol weggelegd voor Radboud University Press.

Zowel bij het Nationaal Groeifonds als in het NWO Zwaartekrachtprogramma heeft de Radboud Universiteit een goede score behaald. Bij het Groeifonds gaat het niet alleen om het aantal projecten waaraan

Radboud onderzoekers verbonden zijn, maar ligt de nadruk ook op twee projecten waarvan de Radboud

Universiteit penvoeder is, juist omdat bij deze projecten twee nationale labs worden opgezet. Het gaat hierbij om een Nationaal OnderwijsLab AI en een volledig geautomatiseerd robotlab.    

Het landelijke thema Erkennen en Waarderen (E&W) is een belangrijk strategisch onderwerp voor de Radboud Universiteit. Het E&W project heeft als doel om een cultuur- en systeemverandering op gebied van erkennen en waarderen te bewerkstelligen. De afgelopen twee jaar is binnen de gelederen van de organisatie een discussie gevoerd over erkennen en waarderen. Dit heeft geresulteerd in een door het college van bestuur vastgesteld visiedocument, waarvan de commissie met waardering kennis heeft genomen.

Verder hebben verschillende decanen in de commissievergaderingen een presentatie gegeven over de ontwikkelingen en belangrijke thema’s binnen hun faculteit.

De remuneratiecommissie heeft in het verslagjaar vijf keer vergaderd.

Op advies van de remuneratiecommissie heeft de raad van toezicht begin 2022 de bestuurlijke bezoldiging voor het jaar 2022 vastgesteld.

In de jaarrekening 2022 is een overzicht opgenomen van de vergoedingen op basis van de ingediende declaraties van de individuele leden van het college van bestuur. Een overzicht van de kosten in 2022 van facturen en declaraties van het college van bestuur is op de website opgenomen.

De remuneratiecommissie voerde in 2022 de jaargesprekken met de leden van het college van bestuur, waartoe vooraf input werd gevraagd aan alle leden van de raad van toezicht. De commissie rapporteerde over haar bevindingen aan de raad van toezicht. 

Daarnaast zijn in de vergaderingen van de commissie afspraken gemaakt over de aanpak van de jaargesprekken met de leden van het college van bestuur, over de aanpak van de successieplanning voor de functies binnen het college van bestuur en de werkwijze voor de zelfevaluatie van de raad van toezicht.

In december 2022 heeft de raad van toezicht de procedure vastgesteld voor de werving en selectie van een nieuwe rector, in verband met het aangekondigde vertrek van de huidige rector in oktober 2023. Ook heeft de raad het algemeen conceptprofiel lid college van bestuur en het conceptprofiel voor de rectorsfunctie vastgesteld en voor advies voorgelegd aan het college van bestuur en de medezeggenschapsorganen.

De beide raden van toezicht hebben in 2022 tweemaal een gemeenschappelijk overleg gevoerd. Daarbij zijn onder andere de samenwerking tussen de beide organisaties, de stand van zaken rond het bestuursakkoord en het integraal zorgakkoord besproken. Daarnaast hebben de voorzitters van de beide raden van toezicht tweemaal met elkaar overlegd.  

De raad van toezicht heeft overleg en voert gesprekken met diverse stakeholders binnen en buiten de organisatie. Een afvaardiging van de raad was aanwezig bij de twee overlegvergaderingen tussen de centrale medezeggenschapsorganen en het college van bestuur waarin het jaarverslag van de universiteit respectievelijk het universitaire jaarplan en de begroting werden besproken. Ook heeft de raad een informeel overleg gevoerd met het presidium van de medezeggenschap. Verder waren leden van de raad aanwezig bij de opening van het academisch jaar en de diesviering van de universiteit. De raad heeft deelgenomen aan het landelijke overleg van voorzitters van de raden van toezicht van de Nederlandse universiteiten, dat tweemaal is gehouden.